Juan José Mena, Solution Specialist Latam New Markets de Microsoft; Paulina Paredes, gerente Mercadeo y Relaciones Públicas; Dr. Miguel Naranjo, rector de la UTN y Alexander Guevara, coordinador e implementador de Office 365 en la UTN.

“Creando ciencia, construyendo sueños” es el lema de la Universidad Técnica del Norte (UTN), desde hace 30 años es miembro del Consejo Nacional de Universidades y Escuelas Politécnicas del Ecuador y cuenta con 41 carreras y 6 programas de postgrado. Se localiza en la ciudad de Ibarra capital de la provincia de Imbabura.

La UTN ha pasado por varias etapas tanto en adopción de tecnología como en la relación con la comunidad universitaria. Los temas de almacenamiento de información y comunicación se solucionaban de forma parcial. Por ello, este nuevo proyecto de modernización pasa incluso por aceptar los cambios de paradigma para incluir en la relación profesor-alumno un concepto de “campus moderno y digital”.

“Ir con la tecnología permite llevar el aula a donde están los estudiantes; esta plataforma nos permite romper la brecha digital, haciendo que la comunicación y las decisiones sean oportunas, además permite a nuestros profesionales un conocimiento científico de punta”, comenta el Dr. Miguel Naranjo, rector de la UTN.

Desde el año 2013 la UTN hizo la implementación de Office 365, en esta solución se ha activado más de 16.642 usuarios, es decir que un 90% de la comunidad universitaria está dentro del sistema, aquí se incluyen a los 583 docentes, 8.453 alumnos, 7.150 ex alumnos, 384 administrativos y 72 directivos. 

“Las necesidades de almacenamiento, un mejor manejo de la información y el mejoramiento de la colaboración entre docentes y estudiantes, así como mayor productividad dentro y fuera del aula, nos hicieron pensar que necesitábamos una solución integral. Así conocimos el servicio SaaS (Software as a Service) de Microsoft disponible en las soluciones de Office 365, entre ellas la plataforma institucional Yammer, Skype for Business y OneDrive.”, comenta Alexander Guevara, coordinador e implementador de Office 365 en la UTN. 

Los servicios de Office 365 en la UTN incluyen el manejo de correo electrónico institucional, calendarios compartidos con usuarios internos y externos, creación de grupos de colaboración; en OneDrive, la activación del servicio de almacenamiento institucional de 1TB por usuario. El uso de Office Online para colaborar en tiempo real, usado especialmente en la tutoría de tesis de grado mediante documentos compartidos. Office Delve para encontrar documentos de forma inteligente y Office Video para compartir contenido en sus 7 canales educativos. 

Además Skype for Business ha sido un gran aliado para mantener conferencias web, contar con mensajería instantánea y poder dictar clases. La materia de inglés usa la herramienta para programar pruebas orales, además de poder comunicarse con otras clases de la materia en tiempo real y realizar actividades en conjunto. “Skype mejoró el sistema de comunicación, las preguntas se responden en tiempo real; debido al gran número de estudiantes es más fácil programar las lecciones orales de inglés a través de mettings con ellos sin necesidad de limitarnos a una hora de clase o a un lugar en específico”, comenta Victoria Proaño profesora del Instituto de Lenguas.

Por otro lado está Yammer que es la red social institucional donde se agrupa toda la comunidad universitaria y donde se genera dinámicas colaborativas, ha permitido el cambio de los paradigmas en la interacción entre docentes, estudiantes, administrativos. “La adaptación a la red Yammer se ha dado de forma natural debido al uso común de las redes sociales, en especial en los estudiantes”, comenta el Ing. Juan Carlos García, director de Desarrollo Tecnológico e Información de la UTN. Además, Yammer ha significado un ahorro significativo en el uso de papel dentro del campus, ya que su uso genera nuevos hábitos o “cultura digital”.

Más de 4.600 usuarios utilizan esta red social de la misma manera en que se interrelacionan en otras redes, con la ventaja de que los más de 50 mil mensajes compartidos en los primeros meses de uso no han salido de los perímetros de la comunidad UTN. Adicionalmente, se han abierto 460 grupos de colaboración, generando una gran cantidad de archivos compartidos. 

Las capacitaciones para la el uso de Office 365 y Yammer en la UTN se dan de manera programada y estratégica para que toda la comunidad universitaria haga uso de las herramientas.

La UTN es un ejemplo de la adaptación natural de los estudiantes a las nuevas tecnologías y de la apertura al aprendizaje de los beneficios de la Nube por parte de sus autoridades, docentes y administrativos; lo cual da como resultado un campus digital, con aulas virtuales y con mayor productividad.