Con el fin de optimizar y brindar una mejora continua al proceso de distribución de productos, desde la solicitud hasta el despacho y entrega, así como también dotar de herramientas tecnológicas innovadoras a los actores que intervienen en el proceso, Yanbal Ecuador implementó desde este año el “Proyecto Sinergia” de Geo posicionamiento o Solución Móvil de Entregas.

Alineado a la filosofía del Método Kaizen, que busca la mejora continua hasta lograr la calidad total en los procesos, en el 2012 nació esta innovadora idea y se desarrolló a nivel corporativo de Yanbal Internacional en el 2013. Con una inversión de $28 mil dólares se implementó el proyecto en Ecuador, con la visión de optimizar recursos, disminuir tiempos de entrega e incrementar la eficiencia en el proceso de distribución de los productos desde el Centro de Distribución de Yanbal, ubicada al suroriente de Quito, hacia todo el país. 

Con el Proyecto Sinergia en su Solución Móvil de Entregas, las empresarias independientes tienen acceso en línea a la información que les permite monitorear el estado de sus pedidos, conocer si estos fueron devueltos o incluso el registro de las visitas que han recibido, tendrán la fecha y hora de las entregas en tiempo real, se podrá revisar el geo-posicionamiento de las entregas realizadas a través del registro de coordenadas que se levanta en cada evento, contando con un respaldo de la gestión realizada por los repartidores.


Antes del proyecto, para contar con toda la información de despacho de mercadería en la base de datos, la información se ingresaba manualmente con 22 personas laborando el fin de semana durante 8 horas, esto permitía mantener un elevado nivel de servicio, lo cual ha sido fundamental para lograr una satisfacción en el servicio del 95%. Anteriormente, el tiempo que transcurría para conocer la ubicación de un pedido y su estado de entrega podría ser de 1 a 4 días dependiendo del día de entrega asignado a cada zona geográfica.

“Con la implementación de Sinergia se logrará, no solo mantener este nivel de satisfacción, sino también lograr un importante mejoramiento de la calidad de vida de nuestros colaboradores ya que dispondrán de mayor tiempo para su familia o actividades personales, en lugar de las jornadas laborales de fines de semana”, señaló Alberto Moscoso, Jefe Nacional de Despacho de Yanbal Ecuador S.A. y líder del proyecto. En cuanto al impacto sobre la operación, Moscoso señaló que el proyecto elevará el nivel de satisfacción en las entregas por encima del 98%, reducirá el número de llamadas o consultas de las consultoras al área de Servicio al Cliente o Call Center y generará en promedio un ahorro de $13 mil dólares al año. Tras la implementación del Proyecto Sinergia, todas las órdenes despachadas serán registradas en tiempo real por los repartidores al momento de la entrega, garantizando que la información se mantenga actualizada permanentemente.

Para la puesta en marcha del sistema y el uso de la plataforma, el personal encargado de la entrega de pedidos recibió teléfonos inteligentes que tienen instalada una aplicación diseñada específicamente para el ingreso y seguimiento de la información. A su vez se realizaron capacitaciones teóricas y prácticas a las empresarias independientes, repartidores y personal de despacho el uso de esta aplicación. 

CIFRAS:
Tiempo de implementación:
264 días
Personal involucrado:
30 personas de Staff
215 Repartidores
Beneficiarias:
87.000 consultoras
Monto de Inversión:
$28 mil
Ahorro anual:
$15 mil
Nivel de satisfacción esperado:
98%
Tecnología utilizada:
Android versión superior a 4.0

El proyecto se activó el pasado mes de abril del 2015, con el fin de optimizar el nivel de servicio que se ofrece a las empresarias independientes, logrando un trabajo en conjunto y coordinado de los distintos actores que intervienen en el proceso de distribución, despacho y entrega de productos Yanbal.